AkraClub: Digitalización de la gestión de socios y jugadores
¿Cómo pueden las asociaciones sin ánimo de lucro gestionar eficientemente entre 150 y 200 inscripciones anuales sin personal contratado, mediante plataformas digitales de automatización?
Esta es la situación a la que se enfrentan muchos clubes y asociaciones deportivas hoy en día.
Nuestro equipo de rugby en Alicante, en lugar de seguir utilizando soluciones costosas o ineficaces, decidió crear su propia plataforma para la gestión de socios y jugadores, optimizando el proceso mediante la automatización. En este post, te explicaré cómo hemos transformado nuestra gestión diaria con AkraClub, una plataforma diseñada para simplificar y automatizar el proceso de inscripción, facturación y pagos, con herramientas accesibles y económicas.
Problemas iniciales: costos y gestión manual
Antes de digitalizar nuestro sistema, utilizábamos soluciones empaquetadas de terceros, pero los costos elevados y las comisiones por transacción que debíamos repercutir al club o a los usuarios eran insostenibles. Nos planteamos opciones más económicas, pero muchas conllevaban gastos ocultos, como altas comisiones por operación o limitaciones funcionales que complicaban la gestión diaria.
Además, gestionar manualmente las inscripciones de entre 150 y 200 socios y jugadores al año, con varias formas de pago y renovaciones en fechas específicas, resultaba muy poco eficiente.
Desarrollo de una plataforma personalizada con WooCommerce
Con mis conocimientos previos en el uso de WooCommerce, WooCommerce Subscriptions y WooCommerce Memberships, y con la colaboración de Juan Seguí (crehaz), decidimos crear nuestra propia plataforma de gestión de socios y jugadores. La clave era integrar la funcionalidad necesaria y optimizar la experiencia del usuario.
Uno de los retos más importantes fue mantener la pasarela de pagos PAYCOMET, que usamos desde hace dos años, tras dejar Stripe para reducir las comisiones en nuestra tienda online. WooCommerce Subscriptions era la única opción homologada por PAYCOMET para gestionar pagos diferidos, por lo que la implementamos para automatizar las cuotas de los socios.
Integración de pasarelas de pago para asociaciones deportivas
Otro de los problemas que queríamos resolver era ofrecer una forma flexible de pago a nuestros socios. PAYCOMET no ofrecía una solución completa para domiciliaciones bancarias sin duplicar los costes de mantenimiento, por lo que optamos por GoCardless, una pasarela que ya conocíamos y que ofrecía una solución eficiente para gestionar cobros recurrentes mediante domiciliación bancaria.
Con GoCardless, los cobros no se validan de forma instantánea, ya que se trata de un giro bancario que tarda entre 4 y 7 días en procesarse. Por eso, restringimos su uso a categorías específicas como fichas de jugadores y cuotas de socios.
Automatización de inscripciones y pagos con WooCommerce
Para resolver la carga de trabajo manual relacionada con la gestión de inscripciones, optamos por integrar WooCommerce Memberships y WooCommerce Subscriptions, que nos permiten gestionar los diferentes niveles de socios y categorías de jugadores, con sus respectivos descuentos y accesos a contenidos privados.
Inicialmente, habilitamos la recogida de datos con WooCommerce Memberships, pero pronto nos dimos cuenta de que necesitábamos una solución más flexible. Tras investigar varias opciones, nos decidimos por WS Forms, un plugin que nos permitió personalizar formularios de inscripción, encriptar datos, y generar PDFs automáticamente para cada ficha.
Optimización de la facturación y contabilidad con QUIPU
Una de las mejoras más significativas ha sido la automatización de la facturación. Utilizando WooCommerce junto con el plugin de facturación de YITH, logramos generar facturas automáticamente para cada transacción, ahorrando tiempo y esfuerzo en la gestión manual de documentos.
Además, integramos QUIPU para llevar la contabilidad del club. Esta herramienta ha sido clave, ya que no solo digitaliza las facturas de gastos, sino también las facturas de venta, lo que facilita el seguimiento y la gestión de las finanzas del club. Gracias a QUIPU, nuestra gestión contable es ahora mucho más ágil y eficiente.
Beneficios de la automatización y centralización del sistema
Con la implementación de AkraClub, hemos conseguido centralizar todos los procesos de inscripción y gestión de pagos en una única plataforma. Esto nos ha permitido:
- Reducir el trabajo manual y los errores asociados a la gestión de documentos físicos.
- Automatizar el cobro de las fichas mediante diferentes formas de pago, como domiciliación bancaria y TPV.
- Facilitar la administración y agilizar la facturación, optimizando el tiempo de gestión para los miembros de la directiva.
- Ahorrar costos y mejorar la eficiencia, evitando el uso de soluciones empaquetadas costosas y reduciendo las comisiones de pago.
- Trabajar de forma colaborativa y en remoto, gracias a la digitalización de los datos.
Futuro de AkraClub: unificación de la web y la tienda online
El próximo paso en nuestro proyecto de digitalización será unificar la web actual del equipo y la tienda online en una única plataforma. Esto nos permitirá gestionar todo, desde las inscripciones hasta la venta de productos del club, en un solo lugar, ofreciendo una experiencia más fluida tanto para los socios como para los administradores.
Conclusión: una solución completa para la gestión de asociaciones deportivas
AkraClub nos ha permitido digitalizar y automatizar todo el proceso de gestión de socios y jugadores, simplificando las tareas administrativas y mejorando la experiencia tanto de los usuarios como de los administradores del club. Si formas parte de una asociación sin ánimo de lucro o club deportivo y estás buscando una solución eficiente para gestionar inscripciones y pagos, te animo a explorar las posibilidades de la digitalización.¿Te gustaría saber más sobre cómo puedes implementar un sistema similar en tu organización? ¡No dudes en contactarme para más detalles!